Einige Rahmenangaben |
Betroffen waren mehrere große Kerngesellschaften mit einer Reihe von Tochtergesellschaften, erwartete Anzahl verschiedener Ausweise ca. 80.000, Anzahl zu ersetzender Systeme (aus Fusionen, Zukäufen und Spezialanwendungen) ca. 20-25.
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Wichtige Projektziele |
- Wegfall der im Konzern vorhandenen unterschiedlichen Werksausweise und Zugang zu den ausweisnutzenden Systemen
mit einem universellen und sicheren Ausweis
- Aufbau eines gesellschaftsübergreifenden einheitlichen Systems zur Verwaltung von Ausweisen und zentralen Einsatzarten (v.a. Zutritt, Zugang zu technischen Systemen, Gastronomie)
- Festlegung von Standardschnittstellen zur einfachen Einbindung neuer Ausweis nutzender Systeme
- Schaffung konzernweiter Akzeptanz für das Vorhaben
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Zeithorizont |
2 Jahre |
Wichtige Anforderungen |
- Service Card als universelles Medium
Das Ausweismedium sollte so gestaltet sein, dass sich beliebige Systeme (z.B. auch bargeldloser Kauf, Parkplatzverwaltung, Zugang zu technischen Einsatzsystemen vor Ort) damit steuern lassen. Sichtkontrolle, berührungsloses Auslesen und Auslesen durch Einsteckterminals sollten, ferner der Einsatz von Magnetstreifen und Chiptechnologie sollten möglich sein.
- Hoher Sicherheitsstandard
Der Konzern sollte die Kontrolle über die gesamte Technik und ihren Einsatz erhalten, so dass
auch der Einsatz in Sicherheitsbereichen möglich ist.
- Anpassungsfähigkeit
Ausweismedium und Verwaltungssysteme sollten gesellschaftsübergreifend einsetzbar sein, Standortwechsel von
Mitarbeitern ohne Umkodierung des Mediums möglich sein. Applikationen sollten
flexibel freigeschaltet werden können.
- Kostenreduzierung durch Standardisierung
Die Kosten des neuen Systems sollten durch weitgehend standardisierte
Technologie möglichst gering gehalten werden.
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Vorgehensweise |
Entsprechend der Art des Vorhabens gliederte sich das Gesamtprojekt in mehrere Phasen:
- Bestandsaufnahme (Systeme, Ausweisarten, Verwaltungsvorgänge in den betroffenen Gesellschaften)
- Konzeption eines neuen organisatorisch-technischen Gesamtsystems (Grobüberblick s.
Abb)
- Technische Entwicklung eines neuen Ausweises und der damit verbundenen Erstellungs-, Anbindungs- und Verwaltungsprozesse
- Einführung der neuen Systeme in Pilotregionen
- Schrittweises Ausrollen des Projektes in allen avisierten Gesellschaften
Naturgemäß ergaben sich aus der Aufgabenstellung jeweils umfangreiche Änderungen in den betroffenen technischen und organisatorischen Systemen der
Konzerngesellschaften mit hohen Rationalisierungseffekten. Weiterhin waren dabei naturgemäß immer auch personalwirtschaftliche Systeme und personenbezogene
Daten betroffen. Dadurch wurde die Abstimmung des Projektes und seiner Ergebnisse mit den betroffenen einschlägigen
Instanzen des Konzerns und seiner Gesellschaften (Personalmanagement, Betriebsräte, Datenschutz, Sicherheitsbeauftragte etc.) zu einer wichtigen Aufgabe des Projektmanagements.
In der Umsetzungsphase ergab sich als wichtigste Herausforderung des Projektes, die Arbeit mehrerer zehntausend Mitarbeiter verschiedenster Gesellschaften und geographischer Ansiedelung mit möglichst geringem Aufwand
auf neue Sichtausweise umzustellen, ohne ihr Tagesgeschäft dabei zu sehr zu beeinträchtigen.
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Wichtige Ergebnisse |
- Entwicklung einer neuen Service Card unter Erfüllung der vorgegebenen Kriterien. Sie kann je nach Bedarf als personalisierte (Registrierung mit oder ohne Bild auf Ausweis) oder anonyme Karte ausgegeben werden, als langfristiger Ausweis oder "Tageskarte" und ist individuell nach Berechtigungsumfang und zeitlicher Geltungsdauer beschränkt.
- Zentrale Produktion und Verwaltung der Service Card, gesellschaftsübergreifende Ausgabe durch dezentrale Stellen
- Abgleich zwischen Service Card - Daten und Unternehmensdatenbanken, z.B. Ausgabe eines Mitarbeiterausweises nur bei vorheriger personalwirtschaftlicher Erfassung
- übergreifender Einsatz der Karte, keine Veränderungen an der Karte bei Standort- oder Gesellschaftswechsel von Mitarbeitern
- Speziell gesellschafts- und standortübergreifende bargeldlose Abrechnung von Gastronomieleistungen
- Zentrale Kostenkontrolle und Abrechnung aller mit der Service Card zusammenhängenden Leistungen
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